特别通知

此职位的招聘是在当地进行的。
通过联合国总部，非洲经委会，西亚经社会，日内瓦办事处，维也纳办事处，卢旺达问题国际法庭，前南问题国际法庭或全球一般事务人员考试（GGST）的英文或法文行政评估支助考试（ASAT）是总干事征聘考虑的先决条件联合国秘书处的服务类别。
- 工作人员应受秘书长的授权，由他或她转让。在这方面，所有工作人员都应按照既定的规则和程序定期迁入职业新职。

组织设置和报告

该职位位于会议管理部（DCM）中央规划和协调处（CPCS）会议管理科会议协调和规划部。

责任

在会议协调与规划处处长的监督下，任职人员：
准备临时两年期日内瓦办事处提供的会议列入联合国正式会议日历。验证和分析立法机关和核准机构的应享权利。使用gMeets系统生成有关会议日历的相关报告。根据需要更新两年度会议日历，并分析每次会议的具体需求和参数以及客户的要求。将日历草案传送到UNHQ的MMS，并回复查询和请求信息。监督所有日历会议和会议的立法授权和授权，包括人权理事会设立的会议和会议。更新人权理事会立法授权的存储库，并反映了gMeets机构档案的变化。 Exami不要求从日内瓦办事处的客户举行非日历和预算外会议。与有关服务协商确定客户要求召开会议的可行性。准备和更新会议的每月工作量，并将有关服务通知任何变化，包括文件管理科。准备由DCM提供的所有会议的年度预测，并将其传播给涉及的服务，以实现预先规划。作为紧急事项的计划和协调，所有在每月工作计划中未安排的特别会议，并分配会议设施和会议室。将MMS管理的办公空间分配给不在万国宫的客户。根据需要准备和更新gMeets系统中会议室和办公室会议日程安排。确保提前进行所有初步后勤安排。监控所有必需的服务和人员是否按照时间表提供。验证和更新gMeets系统中的所有信息。根据需要批准gMeets中的所有信息，并将其传输到直接相关的服务。回应来自代表团，常驻代表团，秘书处和其他客户的会议服务查询。向日内瓦办事处提供编制日常方案所需的信息，并根据需要提供在会议室和办公室安装必要设备/家具的说明。促进客户之间的协调和联系，以及所涉及的所有日内瓦办事处服务。维护办公室请求和取消的文件。向DCM执行办公室，提供预算外客户使用房间和办公室的详细信息以进行计费。向该股股长提供可能的解决方案，以解决与提高该科提供的服务的效率和质量有关的问题。监督e单位支助人员，包括分配和审查工作任务以及初级工作人员的培训。完成其绩效评估作为第一报告干事。对客户的通信草案。根据要求生成和提供会议服务的统计报告。根据需要履行其他职责。 123

能力

专业知识：了解本组织的会议政策，程序和做法。能够研究，选择，组织和总结准备会议所需的信息。在工作和成就中表现出自豪感;表现出专业能力和掌握主题;认真履行承诺，追究期限，取得成果;是由专业而不是个人关心的动力;在遇到困难的问题或挑战时表现出持续性;在压力很大的情况下保持冷静。承诺通过确保妇女和男子平等参与和充分参与工作的所有方面来实现两性平等的目标。计划与;组织：制定符合商定战略的明确目标;确定优先活动和作业;根据需要调整优先级;为完成工作分配适量的时间和资源;预见到风险，并允许在规划时发生意外事故;根据需要监督和调整计划和行动;有效利用时间。客户方面：认为所有提供服务的人都是“客户”，并寻求从客户的角度来看事物;通过获得信任和尊重，与客户建立和维系生产性合作关系;识别客户的需求并将其与适当的解决方案相匹配;监控客户环境内外的持续发展，以了解和预测问题;让客户了解项目进展情况或挫折情况S;满足向客户提供产品或服务的时间表。管理绩效：代表适当的责任，问责制和决策权力;确保每个工作人员的角色，责任和报告行明确;准确判断完成任务所需的时间和资源量，并将任务与技能相匹配;根据里程碑和期限监测进展情况;定期讨论业绩，并向员工提供反馈和指导;鼓励冒险，支持创造力和主动性;积极支持员工的发展和职业愿望;公平评估绩效。

教育

完成中学或同等商业学校。

工作经验

至少有十（10）年的会议策划和维修经验，其中至少5位在美国国家。 gMeets系统和联合国会议日历的经验将是一项资产。

语言

英文和法文是联合国秘书处的工作语言。对于发布的帖子，需要流利的英语和法语。了解联合国另一种官方语言将是一项资产。

评估

对合格候选人的评估可能包括评估活动，可能采取以能力为基础的面试。