特别通知

此职位的招聘是在当地进行的。总部，非洲经委会，西亚经社会，日内瓦办事处，维也纳办事处，卢旺达问题国际法庭，前南问题国际法庭或全球综合大会通过联合国行政评估支助考试（ASAT）英文或法文服务测试（GGST）是联合国秘书处一般事务人员职类的征聘考虑的先决条件。

工作人员受秘书长的授权，由他或她转让。在这方面，所有工作人员都应按照既定的规则和程序定期迁入职业新职。

组织设置和报告

该职位位于联合国日内瓦办事处会议管理司制作和支助处分配科。

责任

在单位负责人的直接监督下，任职者： - 计划，组织和协调文件分发给会议/会议，常驻代表团，秘书处和其他客户。

- 组织和计划存储会议，研讨会，研讨会和个人客户的二次请求文件。

- 协助定期检讨股票;咨询和检索官方文件系统（ODS）的文件，以便在线文件分发;向客户提供关于官方文件的常规查询的帮助和建议。

- 按照预定的规格准备和排序出版物和文件的包裹和包裹;按照文件管理科（DMS）的指示，将批量的文件和出版物发货到不同的目的地。

- 收到文件来自印刷部门并遵循DMS指令;尊重由DMS设定的所有正式语言，期限和官方封锁的同时分发。

- 根据DMS批准的实务办公室的要求，为每次会议准备文件。

- 与DMS和实务办公室协调文件分发;与常驻代表团和非政府组织协调文件需求。

- 由服务主任指定时进行正式访问;根据实体的需要，按照主管要求执行单位间（柜台/车间）和/或服务间职能。

能力

专业技术 - 了解联合国文件，了解相关政策，准则，规则和文件分发规定。

- 为了适应不断变化的程序和操作方式，必须具有灵活性，以满足严格的文件分发期限。

- 能够使用具有DRITS和/或gDOC等文档管理工具经验的电脑。

- 显示工作和成就感到自豪。

- 展示专业能力和掌握文件。

- 认真履行承诺，追究期限，取得成果。

- 是由专业而不是个人关注的动机。

- 面对困难的问题或挑战时，表现出持续性。

- 在紧张的情况下保持冷静。

- 承诺通过确保男女平等参与和充分参与工作的各个方面来实现两性平等的目标。

TEAMWORK

- 与同事一起工作实现组织目标。

- 通过真正重视他人的想法和专长来征求意见;愿意从别人那里学习。

- 将个人议程列入个人议程之前。

- 根据最终小组决定的支持和行为，即使这些决定可能不完全反映自己的立场。

- 团队成就获得信誉，并承担团队缺陷的共同责任。

客户定位

- 将所有提供服务的人都视为“客户”，并从客户的角度来看待事情。

- 通过获得信任和尊重，与客户建立和维持生产性合作伙伴关系。

- 识别客户的需求，并将其与适当的解决方案相匹配。

- 监测客户环境内外的持续发展，以了解和预测问题。

- 向客户通知项目中的进度或挫折。

- 满足向客户提供产品或服务的时间表。

规划与组织

- 制定符合商定战略的明确目标。

- 确定优先活动和作业;根据需要调整优先级。

- 为完成工作分配适量的时间和资源。

- 预见到风险并允许在规划时发生意外事故。

- 根据需要监控和调整计划和行动。

- 有效使用时间。

教育

完成中学或同等商业学校。

工作经验

在文件领域至少有五年的经验，其中最好是三年在联合国。

语言

英文和法文是联合国秘书处的工作语言。对于发布的帖子，需要流利的英语或法语和对另一方的了解。了解第三种联合国语言是一个优势。

评估

对合格候选人的评估可能包括评估工作，其后将进行基于能力的面试。