特别通知

工作人员受秘书长的授权，由他或她转让。在这方面，所有工作人员都应按照既定的规则和程序定期迁入职业新职。

根据“联合国工作人员细则”工作人员第4.4条，这一职位须接受当地招聘。一般事务人员和有关职类的所有工作人员应在各办事处的国家或通勤距离内招募，不论其国籍及其在该国的时间长短如何。受当地招聘的工作人员不具备专门适用于国际招聘的津贴或福利资格。通过全球一般事务考试（GGST）是联合国秘书处一般事务及相关职类招聘考虑的先决条件。申请人在申请时尚未通过GGST的申请人可以在提交申请后被邀请参加考试。在联合国总部，非洲经济委员会，西亚经济社会委员会，联合国日内瓦办事处，联合国维也纳办事处，卢旺达问题国际刑事法庭或国际刑事法庭通过了英文行政支助评估测试前南斯拉夫可能被接纳代替GGST。

组织设置和报告

该职位位于中央支持服务办公室档案和记录管理科的档案和记录中心。任职者将直接向档案馆记录中心报告。

责任

在授权下，信息管理助理将被呼叫无法满足以下职责：

归档和记录管理

- 为部门人员提供标准和ARMS特定的应用程序支持和应用程序故障排除。

- 与秘书处办公室的标准电子记录保存系统相关的最终用户培训。

- 编辑部分网页，确保HTML布局正确。

- 电子记录保存系统中的记录部分的输入和输出记录。

- 通过创建新文件夹，应用处置说明和跟踪文件循环，维护科的纸质和电子中央文件系统。

- 参加秘书处办公室的记录管理项目，汇编记录并创建电子文件清单，准备记录传输，并安排从办公室到非现有存储的运输。

- 有关参与部分记录相关项目的参与，处置，描述和数据库更新活动。

- 履行关于维护分类数据库的加入，处理和位置要素的交换所功能。

- 通过与记录来源办公室联系转移程序和文件来支持处理操作;并分析保留时间表和先例以支持处置决定。

- 创建和维护手工加入记录，并向其他科员提供信息，以支持参考和档案安排和描述活动。

- 监督内部记录检索，贷款，复印和员工清关业务。

- 支持外部参考服务，起草常规的查询回复，包括记录复制传送，以供单位总监批准。

- 参加维护Section的参考数据库。

文件

在文件和出版物的准备，复制和分发方面，提供文件处理服务。

- 将各种场地的文件，参考资料，文具和必要的设备运送到后续行动。

- 根据需要提供文件传递服务。

一般

- 根据更多资深员工的要求进行研究。

- 为信息服务用户提供相关的技术支持。

- 为单位和科长提供行政支持，承担分配的其他职责。

能力

专业精神：电子记录保存知识和相关信息系统和网络。能够进行自主研究，系统地保存记录，并以最快的速度和准确性检索必要的材料。能够识别和评估问题，并开发相关记录的准确检索工具。在工作和成就中表现出自豪感;表现出专业能力和掌握主题;认真履行承诺，追究期限，取得成果;是由专业而不是个人关心的动力;在遇到困难的问题或挑战时表现出持续性;在压力很大的情况下保持冷静。承诺通过确保妇女和男子平等参与和充分参与工作的所有方面来实现两性平等的目标。

沟通：清晰有效地说出和写出;听其他人，正确地解读他人的信息，并做出适当的响应;问问题澄清，展现双向沟通的兴趣; tailors语言，音调，风格和格式来匹配观众;展示分享信息的开放性，并让人们了解情况。

客户定位：将所有提供服务的人都视为“客户端”并寻求从客户的角度看待事物;通过获得信任和尊重，与客户建立和维系生产性合作关系;识别客户的需求并将其与适当的解决方案相匹配;监控客户环境内外的持续发展，以了解和预测问题;向客户通报项目进展情况或挫折情况;满足向客户提供产品或服务的时间表。

教育

高中文凭或同等学历。

工作经验

需要五年的档案，电子档案管理或相关领域经验。信息系统管理，数据库管理和VM服务器维护方面的经验是非常需要的。

语言

英文和法文是联合国秘书处的工作语言。对于发布的帖子，需要流利的英语。了解另一种联合国官方语言是一个优势。

评估

对合格候选人的评估可能包括评估活动，可能采取以能力为基础的面试。