特别通知

此职位的招聘是在当地进行的。

通过全球一般事务考试（GGST）是联合国秘书处一般事务及相关职类招聘考试的先决条件。申请人在申请时尚未通过GGST的申请人可以在提交申请后被邀请参加考试。在确认有效期之前，已经通过了总部，非洲经委会，西亚经社会，日内瓦办事处，维也纳办事处，卢旺达问题国际组织或前南问题国际法庭的英文行政评估支助考试（ASAT）。

如果考虑到外部候选人，候选人将在工作地点进行相关考试入门级考试时通过成绩。

为考试而招生的旅费以及招聘旅行是候选人的责任，本组织不予退还。

延长任用期限可以延长任务期限和/或资金的可用性。

组织设置和报告

该职位位于会议管理单位（MMU），会议管理服务（CMS），管理司（DM），规划，协调和会议科（PCMS）联合国维也纳办事处（维也纳办事处）。

任职者将向会议管理股股长报告。会议事务助理将在下列职责范围内负责：

责任

组织六种正式语文的官方文件，在口译室摊派;

•通知相关办公室/人员对委员会日常计划的变更会议/会议;

•确保分配委员会和会议/会议主席的程序性说明; •保持发言者的准确记录和/或出勤记录，并与秘书处，逐字记录的记者和代表团就发言名单上的立场进行协调;

•通过分配和收集选票和编制表决形式的表决来协助投票和选举过程;

•根据所需要求和联合国议定书准备座位安排的平面图;

•准备在总部和总部以外办事处举行的会议的每月统计数据;准备委员会和会议/会议在总部以外的其他联合国办事处或区域委员会进行协调，与实务办公室协调，编制费用概算;

•用于签名的日常通信草案

•回应各代表团和秘书处的询问;

•根据需要更换负责房间预约的高级人员和电子分发会议日程; •根据需要向临时助理人员和初级员工提供指导/培训;

•根据需要履行其他职责。

•

：了解本组织的会议政策，程序和做法。能够研究，选择，组织和总结准备会议所需的信息。在工作和成就中表现出自豪感;表现出专业能力和掌握主题;认真履行承诺，追究期限，取得成果;是由专业而不是个人关心的动力;在面对d时表现出持久性困难的问题或挑战;在压力很大的情况下保持冷静。承诺通过确保妇女和男子平等参与和充分参与工作的所有方面来实现两性平等的目标。

•责任：掌握所有责任和荣誉承诺;提供在规定时间，成本和质量标准下负责的产出;符合组织法规和规则;支持下属，对委托任务负责;对自己的缺点和工作单位的个人责任承担个人责任（如适用）。

•客户导向：将所有提供服务的人都视为“客户”，并从客户的角度来看待事物;通过获得信任和尊重，与客户建立和维系生产性合作关系;识别客户的需求并将其与适当的解决方案相匹配;监控客户环境内外的持续发展，以了解和预测问题;向客户通报项目进展情况或挫折情况;满足向客户提供产品或服务的时间表。

高中文凭或同等学历。

工作经验

在会议支持或相关领域有五年积极的负责经验，包括联合国系统内的直接相关经验会议管理是必需的。会议编程和会议的经验计划和资源分配系统（gMeets）是非常可取的。

语言

需要流利的口语和书面英语;德语的知识对于与loc进行交互是可取的德语服务提供者和东道国政府官员;了解任何其他联合国官方语言是一个优势。

评估

对合格候选人的评估可能包括评估活动，可能采取以能力为基础的面试。