特别通知

该职位的资助期限为一年，可能需要延期。外部候选人只有在没有确定工作地点的合适的内部候选人的情况下才会被考虑。候选人负责为了接受任用而招致的任何差旅费用。工作人员受秘书长的授权和转让。预计所有员工将按照既定的规则和程序定期迁入职业新职。 1.强烈鼓励所有申请人在招聘职位开始后尽快在线申请，并在招聘开幕前说明。在线申请将被确认提供电子邮件地址。 2.如果您在提交后24小时内没有收到电子邮件确认，您的申请可能尚未收到。在这种情况下，如有需要，请重新提交申请。如果问题仍然存在，请通过Inspira“需要帮助”来寻求技术援助。链接。

组织设置和报告

联合国人居署联合国人类住区规划署由联合国大会授权促进社会和环境可持续发展的城镇，目标是为所有人提供适当的住房。该员额位于内罗毕工作地点人居署。行政助理将向管理和管理总监报告。业务部门

职责

在授权下，行政助理将负责下列职务：

人资源管理。

•启动，处理，监督，审查和跟进行动依托本单位人力资源活动的管理，如招聘，安置，搬迁，晋升，考绩，工作分类审查，离职，培训等，确保法规和程序的适用性保持一致。

•在电子信息系统中输入，维护和认证管理数据和记录，供时间和考勤，绩效考核等。

•查看与权利有关的权利要求和报告。 •对行政程序，程序和做法，向工作人员提供咨询和指导，必要时与中央行政事务部门联络。

•维护和审查组织人员配备表;印刷和评论Umoja报告。预算和财务

•通过Umoja监测支出和分配情况，记录变化，更新预算表。

•收集所收到的数据，并向有关政府间机构和专家机构的预算审查向上级工作人员提供支持。

•审查有关支出状况，并与核准预算进行比较。

•检查货物和服务的请购单，以确保（a）正确的支出对象已被收取，（b）可用资金。

•协助编写预算执行报告。

•准备统计表格和标准财务报告。 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123总经理123 <

•起草日常通信。

•维护规则，法规，行政指示和其他相关文件的档案。

•维护最新的工作单元文件（纸和电子）。

•协调与服务单位广泛合作，并与总部和外地的内部团队成员频繁联络。

•根据需要执行其他相关的行政职责，例如运营旅行计划;监控账户和支付给供应商和个体承包商的服务;物理空间规划;识别办公技术需求和维护设备，软件和系统;组织和协调研讨会，会议和翻译的行政安排。 123

合同管理

•协助联合国与外部承包商之间的日常管理外包服务。

•根据承包商提供并经联合国批准的货物和服务审核承包商的发票。

•处理承包商发票的付款并监督付款。

•准备和处理所有联合国的合同和工作单位，部门或服务机构的联合国工作人员，包括：联合国通行证，财产通行证，联合国停车许可证，刷卡访问和门钥匙。

能力

•

专业精神

：能够执行广泛的管理职能，例如预算/工作计划，人力资源，数据库管理等。能够在工作场合应用联合国各种行政，财务和人力资源规则和条例的知识。在工作和成就中表现出自豪感;表现出专业能力和掌握主题;认真履行承诺，追究期限，取得成果;是由专业而不是个人关心的动力;在遇到困难的问题或挑战时表现出持续性;在压力很大的情况下保持冷静。

•

通讯

：清晰有效地说出和写出来听其他人，正确地解读他人的信息，并做出适当的响应;问问题澄清，展现双向沟通的兴趣;定制语言，语调，风格和格式，以配合观众;展示分享信息的开放性，并让人们了解情况。

• Planning＆amp;组织：制定符合商定战略的明确目标;确定优先活动和作业;根据需要调整优先级;为完成工作分配适量的时间和资源;预见到风险，并允许在规划时发生意外事故;根据需要监督和调整计划和行动;有效利用时间。

教育

高中文凭或同等学历。必须通过总部的联合国行政支助评估测试（ASAT）或在总部以外的办事处进行同等的当地管理测试。项目管理认证是一个额外的优势。 123

工作经验

需要有五年的行政服务，财务，会计，审计，人力资源或相关领域的经验。项目/项目管理政策和做法的经验是一项资产。经验丰富的前台工作经验和SAP经验丰富，非常合适

语言

英文和法文是工作语言联合国秘书处。对于发布的帖子，需要流利的口头和书面的英语。

评估

对合格候选人的评估可能包括评估活动，可能采取以能力为基础的面试。