特别通知

工作人员受秘书长的授权，由他或她转让。在这方面，所有工作人员都应按照既定的规则和程序定期迁入职业新职。

根据“联合国工作人员细则”工作人员第4.4条，这一职位须接受当地招聘。一般事务人员和有关职类的所有工作人员应在各办事处的国家或通勤距离内招募，不论其国籍及其在该国的时间长短如何。受当地招聘的工作人员不具备专门适用于国际招聘的津贴或福利资格。

通过全球一般事务考试（GGST）是联合国秘书处一般事务及相关职类招聘考试的先决条件。申请人在申请时尚未通过GGST的申请人可以在提交申请后被邀请参加考试。在联合国总部，非洲经济委员会，西亚经济社会委员会，联合国日内瓦办事处，联合国维也纳办事处，卢旺达问题国际刑事法庭或国际刑事法庭通过了英文行政支助评估测试前南斯拉夫或联合国总部的联合国会计或统计助理考试可以被接受代替GGST。

组织设置和报告

该职位位于纽约总部内部监督事务厅（监督厅）的调查科（ID）。任职者将向调查行政干事报告。监督厅是向秘密报告的独立办事处总干事和大会。关于可能违反规则或条例，管理不善，不当行为，浪费资源和/或滥用权力的报告，ID跟进。调查司在全球分散在纽约，维也纳，内罗毕和恩德培以及六个外地特派团。该司由经常预算和支助帐户提供资金，具有复杂的报告和预算编制要求。

责任

在授权范围内，行政助理将负责以下职务，以支持调查科和行政办公室：

人力资源管理

•开展，审查，处理和跟踪与该司在总部，办事处的人力资源活动全球行政有关的行动远离总部和外地特派团。协助审判和发展新的招聘方式，作为该部门各种招聘工作的一部分，这需要与人力资源管理厅进行候选人筛选，评估和在线测试联络。协助管理全球招聘工作，协调候选人考试，安排面试，并向面试小组提供行政支持。

•支持新员工的入职过程。

•与分部训练主任合作，为该部门领导的入职培训，持续的专业发展培训方案和外部培训方案提供行政支持。

•代表Umoja的工作人员输入时间，维护和认证管理数据和时间和出勤记录，办公室假日程表，作为时间管理员，Umoja的门户角色，创建缺席请求Ø代表工作人员在门户网站上载支持文件。

•在行政程序，流程和做法方面向工作人员提供咨询和指导，必要时与中央行政服务机构联络

•根据“工作人员细则和条例”，审查索赔和应享权利。

•监督空缺通知档案的维护工作，并跟踪空缺通知的状态。

•维护和审查人员配备表并准备相关人员报告，以协助继任和资源规划。预算和财务

•作为监测支出和拨款情况的支持措施

•从Umoja系统生成的报告准备或定制财务报告。

•查询货物和服务的请购单，以确保：（a）正确的支出对象已被收取，（b）资金的可用性。

总务管理

•起草署长办公室的例行信函和备忘录。总部和总部办公室的内部团队成员经常与服务单位进行广泛的协调，并进行联络。

•准备，处理和跟进公务旅行的行政安排。 •根据需要执行其他相关的管理职责（例如，运营旅行计划;监控账户并向供应商和个体承包商支付服务费用;物理空间规划;识别办公室技术需求以及维护设备，软件和系统;组织和协调研讨会，会议和翻译）。

•安排和支持与部门小组和小组的日常会议

•管理董事的内部呃办公室邮件信件。

•维护各种分发列表。

合同管理

•与提供对调查支持的供应商进行日常管理合同，提供与面试成绩单，DNA分析，指纹手写分析以及其他法医支持。

•处理采购服务以及支付和监督承包商的发票。

•准备和处理所有联合国的合同和工作单位，部门或服务机构的联合国工作人员，包括：联合国通行证，财产通行证，联合国停车许可证，刷卡访问和门钥匙。

能力

专业技能

：能够执行广泛的管理职能，如预算/工作计划，人力资源，数据库管理等。能够将各种国际组织行政，财务和人力资源规则和法规的知识应用于工作场合。在工作和成就中表现出自豪感;表现出专业能力和掌握主题;认真履行承诺，追究期限，取得成果;是由专业而不是个人关心的动力;在遇到困难的问题或挑战时表现出持续性;在压力很大的情况下保持冷静。承诺通过确保妇女和男子平等参与和充分参与工作的所有方面来实现两性平等的目标。

规划与组织：制定符合商定战略的明确目标;确定优先活动和作业;根据需要调整优先级;为完成工作分配适量的时间和资源;预见到风险等等计划时发生意外事故的低点;根据需要监督和调整计划和行动;有效利用时间。

客户定位：认为所有提供服务的人都是“客户”，并寻求从客户的角度来看事物;通过获得信任和尊重，与客户建立和维系生产性合作关系;识别客户的需求并将其与适当的解决方案相匹配;监控客户环境内外的持续发展，以了解和预测问题;向客户通报项目进展情况或挫折情况;满足向客户提供产品或服务的时间表。

教育

高中文凭或同等学历。

工作经验

七年的行政服务，财务，会计，审计，人力资源或相关领域的经验是需要。与SAP，Umoja等企业资源计划软件（ERP）合作的经验是可取的。在国际组织中有人力资源行政程序的经验是可取的。与Oracle Peoplesoft，INSPIRA或类似的人力资源管理系统合作的经验是可取的。

语言

英文和法文是联合国秘书处的工作语言。对于发布的帖子，需要流利的英语。了解另一种联合国官方语言是一个优势。

评估

对合格候选人进行评估可能包括评估工作，然后进行基于能力的面试。