特别通知

不论候选人是否为工作地点的居民，本职职位的招聘是在当地进行的。这个职位是受资金供应的。

通过联合国行政评估支助考试（ASAT）在总部，非洲经委会，西亚经社会，日内瓦办事处，维也纳办事处，卢旺达问题国际法庭，前南问题国际法庭或全球综合服务测试（GGST）是征聘一般事务人员类别在联合国秘书处。

工作人员受秘书长的授权，由他或她转让。在这方面，所有工作人员都应按照既定的规则和程序定期迁入职业新职。

组织设置和报告

该职位位于联合国贸易和发展会议（UNCTAD）的资源管理处。在资源管理处（RMS）总监和计划管理主任的监督下，现任职位：

职责

<123 •作为团队的一部分，在极少的监督下，执行全面的计划和行政支持职能;

•保持与RMS和贸发会议司关于正在进行的方案和其他行政事项的部门的联系;监视与单位产出，产品，任务等相关的流程和进度表。

•确保单位内部流畅，高效的信息流动;准备和处理机密信息;协助办公室行政制度和程序的制定。

•研究，汇编和总结用于编写报告，简报，演示文稿的背景材料。

•提供帮助协调活动，特别项目和活动。 •向有关行政程序和做法的工作人员提供咨询，协助和指导，并根据需要向其他办公室人员提供一般性援助; •参加会议，准备会议记录，监督后续活动。 •对广泛的通信和其他通信作出反应或起草答复;使用标准的文字处理包来生成各种大型，复杂的文件和报告。

•管理，更新和进一步开发内部数据库;生成各种数据库的各种标准和非标准统计和其他报告。

•对外发文件执行质量控制功能;校对和编辑文本，以遵守格式，语法，标点符号和风格。

•酌情响应复杂的信息请求和查询。 •使用适当的技术/软件协助编写演示材料。

•保持日历/日程;监控变更，并将相关信息传达给直接工作单位内外的适当人员。执行各种行政职责（例如休假监督，会议组织，预约，办公室供应和设备订单等），包括准备和/或后续行政请求/文件

•支持接受，审查和跟进批准谅解备忘录，会费协议和其他需要主任批准的文书的协调;维护文件（纸和电子）和工作单位的数据库。 •作为备选的Umoja安全联络官，支持贸发会议工作人员进行用户访问映射，并提供有关ESS / MSS服务，旅行管理，时间管理和申请过程的指导ES。

•执行分配的其他职责。 123

能力

专业精神

：了解一般办公室和行政支持，包括行政，财务和人力资源政策，流程和程序。了解联合国秘书处在日内瓦行政事务的运作情况。了解办公软件（Word，Excel，Powerpoint）。了解ERP系统和招聘平台，如UMOJA和INSPIRA。在工作和成就中表现出自豪感;表现出专业能力和掌握主题;认真履行承诺，追究期限，取得成果;是由专业而不是个人关心的动力;在遇到困难的问题或挑战时表现出持续性;在紧张局势下保持冷静;承诺通过确保妇女和男子平等参与和充分参与工作的所有方面来实现两性平等的目标。

Planning＆amp;组织

：制定符合商定战略的明确目标;确定优先活动和作业;根据需要调整优先级;为完成工作分配适量的时间和资源;预见到风险，并允许在规划时发生意外事故;根据需要监督和调整计划和行动;有效利用时间。

客户导向

：将所有提供服务的人都视为“客户”，并从客户的角度来看待事物;通过获得信任和尊重，与客户建立和维系生产性合作关系;识别客户的需求并将其与适当的解决方案相匹配;监控客户环境内外的持续发展，以了解和预测问题;让客户知道进度或setbacks在项目中;满足向客户提供产品或服务的时间表。

教育

高中文凭或同等学历。

工作经验

至少需要五（5）年一般办公室支援或相关领域的经验，最好至少包括联合国秘书处三（3）年。 ERP系统和招聘平台（如UMOJA和INSPIRA）的经验将是一项资产。

语言

需要流利的英文和法文。了解另一种联合国官方语言是一个优势。

评估

对合格候选人的评估可能包括评估工作，其后将进行基于能力的面试。