特别通知

根据“联合国工作人员细则”工作人员第4.4条，本职位须经当地招聘。一般事务人员和有关职类的所有工作人员应在各办事处的国家或通勤距离内招募，不论其国籍及其在该国的时间长短如何。受当地招聘的工作人员不具备专门适用于国际招聘的津贴或福利资格。

通过全球一般事务考试（GGST）是联合国秘书处一般事务及相关职类招聘考试的先决条件。申请人在申请时尚未通过GGST的申请人可以在提交申请后被邀请参加考试。在联合国总部，非洲经济委员会，西亚经济社会委员会，联合国日内瓦办事处，联合国维也纳办事处，卢旺达问题国际刑事法庭或国际刑事法庭通过了英文行政支助评估测试前南斯拉夫或联合国总部的联合国会计或统计助理考试可以被接受代替GGST。

工作人员受秘书长的授权，由他或她转让。在这种情况下，所有工作人员都应按照既定的规则和程序定期移动到其职业中的新功能

组织。设置和报告

该职位位于联合国总部的信息和通信技术厅的业务协调科，并向该科行政干事提出报告。

职责

在授权下，行政助理将负责下列职务：

- 人力资源管理

•启动，处理，监督，审查和跟踪与单位人力资源活动管理有关的行动，例如招聘，安置，合同延期，搬迁，晋升，绩效考核，工作分类审查，分离，人力规划等，确保法规和程序的适用性保持一致。

•根据预算信息和预测，为CIC准备Umoja购物车和SES。

•作为进入和维护外部承包商的考勤报告的协调中心，提交给卖方发票认证。 •向员工提供有关人力资源和行政程序，流程和做法的咨询和指导，并在必要时与执行办公室或其他中央行政事务部门联络。

•维护和审查组织人员配置表，组织图，岗位职位数据，并在必要时汇编报告。 •收集培训要求，维护培训计划，并处理员工培训申请表和培训后文件。 •监督支出和拨款的状态，记录变化和更新与人员配置，培训和旅行有关的预算表。

•查看相关支出情况，并与核准预算进行比较。

•查询货物和服务的请购单，以确保（a）正确的支出对象已被收取，（b）可用资金。协助编写预算执行情况表。

- 一般l管理

•准备，处理和跟进有关官方旅行，员工培训的行政安排和表格。 ·帮助联合国和外部承包商之间日常管理外包服务的合同。

•处理承包商发票的付款并监控付款。

•准备和处理合同和工作的所有联合国表格和许可单位，科或部门联合国工作人员，包括：联合国通行证，财产通行证，刷卡访问和门钥匙。

•起草日常信函（备忘录，电子邮件等）。 •与服务单位进行广泛的协调，并与内部团队成员，执行办公室和人力厅进行联络。

•维护规则，法规，行政指示和其他相关文件的文件。

•根据需要执行其他相关的行政职责，例如运营旅行计划;监控账户和支付给供应商和个体承包商的服务;物理空间规划;识别办公技术需求和维护设备，软件和系统。 - 信息技术

•作为协调，监控和考察所有计算机的协调中心的问题。

•为指定区域的相关硬件和软件系统应用程序提供基本技术支持。

•支持高级人员在Lotus Notes，Microsoft Access和基于Web的架构等中创建和维护应用软件;

•在活动目录中维护用户网络帐户，纠正用户访问问题，并分配适当的网络共享驱动器权限和权限。

•协助员工安装，配置和持续的计算机可用性pheral设备和软件已建立标准。

能力

专业精神：

- 知识和应用财务规则的能力，在联合国环境中的条例和程序

- 在整个财务和预算功能范围内提取，解释，分析和格式化数据的知识，技能和能力，包括程序开发和数据库管理，索赔和资金运作

- 识别和解决数据差异和操作问题的能力

- 表现为工作和成就感到自豪;表现出专业能力和掌握主题

- 认真高效地履行承诺，遵守期限并取得成果

- 以专业而不是个人关注为动力;在遇到困难的问题或挑战时表现出持续性;在紧张局势中保持冷静

- 承诺通过确保男女平等参与和充分参与工作的各个方面实现两性平等的目标。

Planning＆amp;组织：

- 制定与商定的策略一致的明确目标

- 确定优先活动和作业;根据需要调整优先级

- 分配适当数量的完成工作的时间和资源

- 在规划

时预见风险并允许意外事件 - 监视并调整计划和操作必要的

- 有效地执行

客户导向：

- 将所有提供服务的人都设为“客户端”，并试图查看从客户的角度来看 - 建立和维护生产力通过获得他们的信任和尊重，与客户保持联系

- 确定客户的需求并将其与适当的解决方案相匹配

- 监控客户环境内外的持续发展，以保持通知和预期问题

- 向客户通报项目进展情况或挫折

- 为客户提供产品或服务的时间表

教育

高中文凭或同等学历。

工作经验

需要至少五年的财务，预算，信息技术，行政服务或相关领域的经验。需要使用Umoja，SAP或其他类似ERP工具的员工管理方面的相关实践经验。

语言

英文和法文是联合国秘书处的工作语言。对于发布的帖子，需要流利的英语。法语知识是可取的。了解联合国另一种官方语言是一个优势。

评估

对合格候选人的评估可能包括评估活动，可能采取以能力为基础的面试。